A Holacracyt bevezető szervezetek gyakran úgy találják, hogy ez nagy előrelépést jelent a döntéshozatali folyamataikban. Az irányítási megbeszélések bevezetése azonban csak a kezdete az önirányítás fejlődésének.
A dogmatikusok talán rendíthetetlenül védik a Holacracy alkotmányának teljességét, én azonban abban hiszek, hogy minden rendelkezésre álló eszközből merítenünk kell ahhoz, hogy az adott szervezet számára megfelelő rendszert alakítsunk ki. Még ha nem is győzött meg a Holacracy, vannak benne olyan eszközök, amelyek bármely csapat számára rendkívül hasznosak lehetnek. Az egyik ilyen elem az integratív döntéshozatal.
A Holacracyban az integratív döntéshozatal az irányítási megbeszélés azon folyamata, amelyben valaki „javaslatot” tesz szerepek, szabályok vagy struktúrák létrehozására, módosítására vagy megszüntetésére. A csoport addig dolgozik a javaslaton, amíg nincs több kifogás, és az elfogadhatóvá válik.
Ezt a folyamatot gyakran bírálják azért, mert mechanikus és „lélektelen” – ez a Holacracy egészével szemben is gyakori kritika. A rendszer ezt úgy próbálja áthidalni, hogy lehetőséget ad egy „érzelmi reakciókat” megosztó körre.
Szerintem a csapatok tovább léphetnek, és jelentősen javíthatják a folyamatot. A tanácskérési folyamat beépítésével és a hatékony, aszinkron online mérlegelés lehetővé tételével az irányítási folyamat az önszerveződő, folyamatos fejlődés rendkívül erős és hatékony motorjává válhat.
Beleegyezésen alapuló döntéshozatal
A Loomio egy olyan szoftveres eszköz, amelyet arra terveztek, hogy a csoportok közös megértést kialakítva hozhassanak döntéseket. Világszerte csoportok ezrei használják, vállalkozásoktól kormányzati szerveken át civil szervezetekig. Különösen hasznos az önszerveződő csapatoknak.
A Holacracy a Tealhez és a szociokráciához hasonlóan a „beleegyezésen alapuló” döntéshozatalt támogatja, tanácskérési folyamat segítségével. Amíg a javaslattevő visszajelzést kér azoktól, akiket a javaslat érintene, nincs szükség egyhangúságra. A Holacracyban egy javaslat elfogadását csak az „vétózhatja meg”, ha alapvetően nem biztonságos kipróbálni, mert kárt okozna, vagy ha egyértelműen visszavetné a szervezetet.
Sok csoport használja a Loomiót konszenzusos döntéshozatalra. Egyesek ezt úgy értelmezik, hogy egyhangúságot jelent, vagyis mindenki egyetértését – de nem erről van szó.
Aki a konszenzust az egyhangúsággal azonosítja, alapvetően félreérti azt.
A beleegyezés nem feltétlenül jelenti azt, hogy a vizsgált javaslat valakinek az első választása. A csoport tagjai azért is megszavazhatják a javaslathoz való beleegyezésüket, mert úgy döntenek, együttműködnek a csoport által választott irányban, ahelyett hogy ragaszkodnának személyes elképzelésükhöz. Néha így fogalmazzák meg a javaslatról szóló szavazás kérdését: „Együtt tudsz élni ezzel a javaslattal?” Az igen szavazatnak ez az engedékenyebb feltétele teljes beleegyezéshez vezethet. Ez a teljes beleegyezés azonban nem jelenti azt, hogy mindenki teljes mértékben egyetért. — A Wikipédia a konszenzusos döntéshozatalról
Ha túllépsz a „konszenzus” és az „egyhangúság” gyakori összekeverésén, rájössz, hogy jó oka van annak, hogy az angol „consensus” és „consent” szavak közös gyökből erednek. A Loomiót eredetileg a konszenzusos folyamatok támogatására hozták létre, így tökéletesen alkalmas a beleegyezésen alapuló döntéshozatalra.
Integratív döntéshozatal online
Az alábbi lépésekkel viheted online térbe a Holacracy irányítási folyamatát.
A folyamat kialakítása
A Holacracyban
Ütemezz rendszeres irányítási megbeszéléseket.
A Loomióban
Hozz létre egy irányítási alcsoportot.
Ha a csoport a Holacracy alkotmányát követi, facilitátort kell kijelölni. A csoport dönthet úgy is, hogy közösen tölti be ezt a szerepet, vagy a javaslattevő is facilitálhat. Az eljárást a csoport Loomióban szereplő leírásában lehet rögzíteni.
A feszültség megnevezése
A Holacracyban
A felszólaló ismertet egy feszültséget, például egy problémát, fejlesztési lehetőséget vagy rendszerváltoztatást. A javaslattevő beszélgetést kezdeményezhet, hogy eljusson egy javaslatig.
A Loomióban
Indíts új beszélgetést. Adj neki címet, és ismertesd a feszültség hátterét.
Tisztázó kérdések
A Holacracyban
Bárki feltehet kérdéseket, hogy jobban megértse a javaslatot. A javaslattevő válaszolhat, vagy jelezheti, ha nincs válasza.
Tisztázó kérdésekkel nem szabad véleményt kifejezni. A véleményeket, javaslatokat és reakciókat mind a reakciókörre kell tartogatni. A facilitátor félbeszakít minden olyan kérdést, amely véleményt közvetít, vagy nem a javaslat jobb megértését szolgálja.
A Loomióban
A csoporttagok értesítést kapnak az új beszélgetésről, és hozzászólásként tisztázó kérdéseket tehetnek fel. Az eredeti bejegyzés szerzője válaszolhat ezekre.
Javaslat
A Holacracyban
A javaslattevő kidolgoz egy javaslatot az általa érzékelt feszültség kezelésére.
A Loomióban
A javaslattevő elindít egy Loomio-javaslatot. Ezt megteheti rögtön a kezdeti beszélgetés közzétételekor, vagy dönthet úgy, hogy a javaslat előterjesztése előtt egy ideig hagyja folytatódni a tisztázást. A javaslat időtartamát a javaslattevő állítja be.
Reakciók
A Holacracyban
Mindenki sorban, belátása szerint reagál a javaslatra. Senki reakciója közben nem szabad válaszolni vagy közbeszólni. Bármilyen reakciót szívesen fogadnak, a szakmai kritikától az érzelmi kitörésig. Az egyetlen kikötés, hogy a reakciók nem irányulhatnak egy konkrét személyre. A javaslattevő kivételével mindenki reagál.
Az irányítási megbeszélésen csak a reakciókörben beszélhetnek szabadon a résztvevők. Ez tökéletes alkalom arra, hogy különböző nézőpontokat mutassanak be és fejlesztéseket javasoljanak, amelyeket a javaslattevő beépíthet, ha megfelelőnek találja őket.
A Loomióban
A Loomio-javaslat automatikusan felkéri a résztvevőket, hogy jelezzék álláspontjukat (Egyetértek, Tartózkodom, Nem értek egyet, Vétózom), és röviden írják le a reakciójukat. Ez a lépés magában foglalja a Holacracy kifogáskörét is – lásd alább. A javaslat indítója határozza meg az időkeretet, a rendszer pedig mindenkit értesít a határidő előtt.
A Loomio résztvevői módosíthatják álláspontjukat, amikor megismerik mások reakcióit. A rendszer rögzíti és megjeleníti reakcióik előzményeit és aktuális álláspontjukat.
Módosítás és tisztázás
A Holacracyban
Miután mindenki reagált, a javaslattevő igény szerint tisztázhatja a javaslat szándékát, vagy módosíthatja azt a reakciók alapján. Csak a javaslattevő beszélhet; beszélgetésre nincs lehetőség.
Bár a javaslattevő tetszése szerint módosíthatja a javaslatot, a cél az, hogy jobb megoldást találjon a feszültség kezelésére. Nem feladata a körben hallott összes aggályra és reakcióra választ adni, de még a többi résztvevő által javasolt fejlesztéseket sem köteles megvalósítani.
A Loomióban
A Loomio vizuálisan összesíti az álláspontokat, röviden összefoglalja a reakciókat, és nyilvántartja a hozzászólásokat és tisztázó kérdéseket. A javaslattevő ezeket figyelembe veheti.
A javaslattevő közzétesz egy következtetést, amelyet a rendszer automatikusan elküld minden résztvevőnek. Ebben jelezheti, hogy a javaslatot elfogadták és mi a döntés, vagy hogy nem fogadták el, valamint hogy elállnak-e az ügytől, vagy a javaslat új változatát terjesztik elő.
Kifogáskör
A Holacracyban
A facilitátor sorban megkérdezi a résztvevőket, van-e kifogásuk, vagyis látnak-e „bármilyen okot arra, hogy a javaslat elfogadása kárt okozna, vagy visszavetné a kört”. A javaslattevő is lehetőséget kap kifogás felvetésére. Ha nincs kifogás, a javaslatot elfogadják.
Ha van kifogás, a facilitátor áttér az integrációs lépésre, amely lehetőséget ad a kifogás megbeszélésére, teljes megértésére és megalapozottságának feltárására.
A Loomióban
A kifogáskör beépül a reakciókba, amikor a résztvevő jelzi álláspontját, mivel minden résztvevő választhatja a Vétózom lehetőséget.
A Loomio vétó funkciója és a Holacracy kifogása egyaránt a beleegyezésen alapuló döntéshozatal hagyományából ered, és ugyanazt a szerepet tölti be. Ha egy javaslatot megvétóznak, azt nem fogadják el.
A konszenzusos döntéshozatal etikája arra ösztönzi a résztvevőket, hogy az egész csoport javát az egyéni preferenciáik elé helyezzék. Ha felmerül egy csoportos döntés megvétózásának lehetősége, a csoportot és az eltérő véleményű tagokat egyaránt arra ösztönzik, hogy a megállapodásig működjenek együtt. Egy döntés egyszerű megvétózása nem számít a konszenzusos vétó felelős használatának. A konszenzusos vétóra vonatkozó gyakori irányelvek közé tartozik, hogy a vétó megengedett indokait a csoport küldetése szempontjából alapvető vagy a csoportra nézve potenciálisan katasztrofális kérdésekre korlátozzák.
A Loomióban az integráció online beszélgetés révén valósul meg, amely segít megérteni a vétót. A résztvevők a javaslat lezárásáig módosíthatják álláspontjukat, és visszavonhatják vétójukat. A javaslat le is zárulhat, ekkor az ügy lezárható, vagy előterjeszthető egy újabb változat, amely kezeli az aggályt.
Új lehetőségek az önszerveződő csapatoknak
Sok olyan szervezet, amellyel dolgozom és amely önszerveződéssel kísérletezik, két alapvető nehézséggel küzd:
- Karcsú működés Mindenkitől elvárják a részvételt, de a valóságban nehéz lehet időt találni rá, különösen a „fontos, de nem sürgős” feszültségek esetében, amelyek kezelésére az irányítási megbeszélések hivatottak teret adni. Az élő megbeszélések sok időt és figyelmet igényelnek.
- Készségfejlesztés Legtöbbünket soha nem tanították meg az önszerveződésre. A hatékony együttműködés sok iskolai tantervben nem szerepel, és a munkahelyeken sem általános, mivel a legtöbb szervezet hierarchikus. Ezt gyakorlással kell megtanulnunk.
Az olyan rendszerek, mint a Holacracy, önbizalmat és jártasságot adnak a résztvevőknek azáltal, hogy elemeik egyértelműen meghatározottak. Csábító ezeket „teljesnek” tekinteni, és nem keresni kreatív módokat a továbbfejlesztésükre és alkalmazásukra. A fenti két kihívás kezeléséhez azonban minden jó eszközt fel kell használnunk.
Az olyan átgondolt eszközök, mint a Loomio, az aszinkron részvétel révén kapacitást szabadíthatnak fel. Saját ütemben végezhető tanulási lehetőségeket kínálnak az egyéni és csapatkészségek fejlesztéséhez. A Loomio olyan folyamatokban és viselkedésformákban való részvételt tesz lehetővé, amelyekre az embereknek korábban talán soha nem volt lehetőségük.
Ha az irányítási beszélgetéseket és döntéshozatalt online térbe viszed, kevesebb irányítási megbeszélésre lesz szükség, számtalan órát megtakarítva, miközben a fontos feszültségeket is kezelitek. Ez a „karcsú” működés lényege. A csapattagok világos, könnyen követhető folyamatokban fejleszthetik együttműködési készségeiket, amelyekben bármikor és bárhonnan részt vehetnek.
Lényeges az is, hogy ha egyes irányítási beszélgetések online zajlanak, akkor amikor időt és energiát fordítotok a személyes találkozásra, ezt az értékes időt a mélyebb részvételt igénylő, összetettebb kérdések alaposabb feltárására használhatjátok. Az online tér soha nem váltja ki teljesen a találkozókat, de jelentősen javíthatja azok kihasználását és az együttműködési folyamatok általános hatékonyságát.
Susan Basterfield katalizátor, fejlesztő és agilis coach, aki segít az embereknek új munka- és létformákkal kísérletezni a jövő munkahelyének megvalósításához. Az Enspiral Labs társalapítója; a szervezet a technológiával támogatott, magasabb szintű önszerveződés szakértője.
A susan@enspiral.com címen érheted el.
Címkék: Önirányítás Útmutatók
