Holacracy-mallin käyttöön ottavat organisaatiot huomaavat usein sen parantavan päätöksentekoprosessejaan huomattavasti. Hallintokokousten käyttöönotto on kuitenkin vasta alku itseohjautuvuuden kehittämiselle.
Dogmaatikot saattavat puolustaa Holacracy-perustuslain täydellisyyttä vankkumattomasti, mutta minä uskon, että juuri omalle organisaatiolle sopiva järjestelmä kannattaa rakentaa hyödyntämällä kaikkea saatavilla olevaa. Vaikka Holacracy ei vakuuttaisi sinua, siihen sisältyy työkaluja, joista voi olla paljon hyötyä mille tahansa tiimille. Yksi niistä on integroiva päätöksenteko.
Holacracy-mallissa integroiva päätöksenteko on hallintokokouksen prosessi, jossa henkilö tekee ”ehdotuksen” roolien, toimintatapojen tai rakenteiden luomiseksi, muuttamiseksi tai poistamiseksi. Ryhmä työstää ehdotusta, kunnes vastaväitteitä ei enää ole ja ehdotus voidaan hyväksyä.
Prosessia arvostellaan usein mekaaniseksi ja ”sieluttomaksi” (sama on yleinen arvostelun aihe koko Holacracy-mallissa). Järjestelmä pyrkii vastaamaan tähän sallimalla ”tunnereaktioiden” kierroksen.
Uskon, että tiimit voivat mennä pidemmälle ja parantaa prosessia merkittävästi. Kun hallintoprosessiin yhdistetään neuvojen kysymiseen perustuva prosessi ja tehokas eriaikainen verkkokeskustelu, siitä voi tulla erittäin vaikuttava ja tehokas itseohjautuvan jatkuvan parantamisen moottori.
Suostumukseen perustuva päätöksenteko
Loomio on ohjelmistotyökalu, joka auttaa ryhmiä tekemään päätöksiä rakentamalla yhteistä ymmärrystä. Sitä käyttävät tuhannet ryhmät eri puolilla maailmaa yrityksistä julkishallintoon ja kansalaisjärjestöihin. Se on erityisen tehokas itseohjautuville tiimeille.
Holacracy, kuten Teal ja sosiokratia, puoltaa ”suostumukseen perustuvaa” päätöksentekoa, jossa käytetään neuvojen kysymiseen perustuvaa prosessia. Yksimielisyyttä ei vaadita, kunhan ehdotuksen tekijä on pyytänyt palautetta niiltä, joihin ehdotus vaikuttaisi. Holacracy-mallissa ehdotuksen hyväksymisen voi ”estää” vain se, että ehdotusta on lähtökohtaisesti turvatonta kokeilla (se aiheuttaisi vahinkoa) tai että se veisi organisaatiota selvästi taaksepäin.
Monet ryhmät käyttävät Loomiota konsensukseen perustuvaan päätöksentekoon. Jotkut tulkitsevat sen tarkoittavan yksimielisyyttä eli sitä, että kaikki ovat samaa mieltä, mutta sitä se ei tarkoita.
Konsensuksen rinnastaminen yksimielisyyteen on sen perusteellinen väärinkäsitys.
Suostumuksen antaminen ei välttämättä tarkoita, että käsiteltävä ehdotus olisi henkilön ensisijainen valinta. Ryhmän jäsenet voivat äänestää ehdotuksen puolesta, koska he päättävät tukea ryhmän suuntaa yhteistyössä sen sijaan, että pitäisivät kiinni omasta mieltymyksestään. Joskus ehdotuksesta äänestäminen muotoillaan kysymykseksi: ”Voitko elää tämän ehdotuksen kanssa?” Tämä matalampi kynnys kyllä-äänelle voi tuottaa kaikkien suostumuksen. Kaikkien suostumus ei kuitenkaan tarkoita, että kaikki olisivat täysin samaa mieltä. — Wikipedia konsensukseen perustuvasta päätöksenteosta
Kun pääset yli yleisestä ”konsensuksen” ja ”yksimielisyyden” sekoittamisesta, huomaat, että englannin sanoilla ”consensus” ja ”consent” on hyvästä syystä sama juuri. Alun perin konsensusprosessien tueksi luotu Loomio sopii erinomaisesti suostumukseen perustuvaan päätöksentekoon.
Integroiva päätöksenteko verkossa
Näiden vaiheiden avulla voit siirtää Holacracy-hallintoprosessisi verkkoon.
Valmistele prosessi
Holacracy-mallissa
Aikatauluta säännölliset hallintokokoukset.
Loomiossa
Luo hallinnolle alaryhmä.
Jos ryhmä noudattaa Holacracy-perustuslakia, sille tulisi nimetä fasilitaattori. Ryhmä voi myös päättää hoitaa roolin yhdessä, tai ehdotuksen tekijä voi toimia fasilitaattorina. Menettelytapa voidaan määritellä ryhmän kuvauksessa Loomiossa.
Nimeä jännite
Holacracy-mallissa
Puhuja kuvaa jännitteen, kuten ongelman, parannuksen tai järjestelmämuutoksen. Ehdotuksen tekijä voi pyytää keskustelua ehdotuksen muodostamiseksi.
Loomiossa
Aloita uusi keskustelu. Anna sille otsikko ja selitä jännitteen tausta.
Tarkentavat kysymykset
Holacracy-mallissa
Kuka tahansa voi esittää kysymyksiä ymmärtääkseen ehdotusta paremmin. Ehdotuksen tekijä voi vastata tai kertoa, ettei tiedä vastausta.
Tarkentavia kysymyksiä ei saa käyttää mielipiteen esittämiseen. Mielipiteet, ehdotukset ja reaktiot tulee kaikki säästää reaktiokierrokselle. Fasilitaattori keskeyttää kysymyksen, joka ilmaisee mielipiteen tai jonka tarkoituksena ei ole ymmärtää ehdotusta paremmin.
Loomiossa
Ryhmän jäsenet saavat ilmoituksen uudesta keskustelusta ja voivat esittää tarkentavia kysymyksiä kommentteina. Keskustelun aloittaja voi vastata niihin.
Ehdotus
Holacracy-mallissa
Ehdotuksen tekijä laatii ehdotuksen kokemansa jännitteen käsittelemiseksi.
Loomiossa
Ehdotuksen tekijä aloittaa ehdotuksen Loomiossa. Sen voi tehdä heti alkuperäisen keskustelun julkaisemisen yhteydessä tai antaa tarkentamisen jatkua jonkin aikaa ennen ehdotuksen esittämistä. Ehdotuksen tekijä määrittää sen keston.
Reaktiot
Holacracy-mallissa
Jokainen reagoi ehdotukseen vuorollaan parhaaksi katsomallaan tavalla. Toisen reaktion aikana ei saa vastata eikä keskeyttää. Kaikenlaiset reaktiot ovat tervetulleita älyllisestä kritiikistä tunnepurkauksiin. Ainoa rajoitus on, ettei reaktiota tule suunnata kenellekään tietylle henkilölle. Kaikki paitsi ehdotuksen tekijä reagoivat.
Reaktiokierros on hallintokokouksen ainoa vaihe, jossa ihmiset voivat puhua vapaasti. Se sopii erinomaisesti erilaisten näkökulmien esittämiseen ja ehdotuksen parantamiseen, jotta sen tekijä voi halutessaan sisällyttää muutokset ehdotukseen.
Loomiossa
Loomion ehdotus pyytää automaattisesti jokaista osallistujaa ilmoittamaan kantansa (Samaa mieltä, Pidättäydyn, Eri mieltä, Veto) sekä kertomaan lyhyesti reaktiostaan. Tämä vaihe sisältää Holacracy-mallin vastaväitekierroksen – katso alta. Ehdotuksen aloittaja määrittää aikarajan, ja järjestelmä ilmoittaa kaikille ennen sen päättymistä.
Loomion osallistujat voivat muuttaa kantaansa kuultuaan muiden reaktioita. Järjestelmä tallentaa ja näyttää heidän reaktioidensa historian ja nykyisen kantansa.
Muuta ja tarkenna
Holacracy-mallissa
Kun kaikki ovat reagoineet, ehdotuksen tekijä voi halutessaan tarkentaa ehdotuksen tarkoitusta tai muuttaa sitä reaktioiden perusteella. Vain ehdotuksen tekijä puhuu; keskustelu ei ole sallittua.
Vaikka ehdotuksen tekijä voi muokata ehdotusta haluamallaan tavalla, tavoitteena on löytää parempi tapa käsitellä jännitettä. Hänen tehtävänään ei ole käsitellä kaikkia kierroksella kuultuja huolia ja reaktioita eikä edes tehdä muiden osallistujien ehdottamia parannuksia.
Loomiossa
Loomio esittää kaikki kannat visuaalisesti ja näyttää tiiviin yhteenvedon reaktioista sekä tallenteen kommenteista ja tarkentavista kysymyksistä. Ehdotuksen tekijä voi ottaa ne huomioon.
Ehdotuksen tekijä julkaisee johtopäätöksen, joka lähetetään automaattisesti kaikille osallistujille. Siinä voidaan kertoa, että ehdotus on hyväksytty ja mikä päätös on, tai että sitä ei ole hyväksytty ja jätetäänkö asia sikseen vai tehdäänkö uusi ehdotus.
Vastaväitekierros
Holacracy-mallissa
Fasilitaattori kysyy vuorollaan jokaiselta osallistujalta, onko hänellä vastaväite eli näkeekö hän ”mitään syytä, miksi tämän ehdotuksen hyväksyminen aiheuttaisi vahinkoa tai veisi piiriä taaksepäin”. Myös ehdotuksen tekijä saa mahdollisuuden esittää vastaväitteen. Jos vastaväitteitä ei ole, ehdotus hyväksytään.
Jos vastaväite esitetään, fasilitaattori siirtyy integrointivaiheeseen, jossa vastaväitteestä voidaan keskustella, ymmärtää se perusteellisesti ja selvittää sen pätevyys.
Loomiossa
Vastaväitekierros sisältyy reaktioihin, kun osallistuja ilmoittaa kantansa, sillä yksi kaikkien osallistujien vaihtoehdoista on Veto.
Sekä Loomion Veto-toiminto että Holacracy-mallin vastaväite pohjautuvat samaan suostumukseen perustuvan päätöksenteon perinteeseen, ja niillä on sama tehtävä. Jos ehdotukseen käytetään vetoa, sitä ei hyväksytä.
Konsensukseen perustuvan päätöksenteon etiikka kannustaa osallistujia asettamaan koko ryhmän edun omien henkilökohtaisten mieltymystensä edelle. Kun ryhmän päätökseen voidaan käyttää vetoa, sekä ryhmää että eri mieltä olevia kannustetaan tekemään yhteistyötä, kunnes sopuun päästään. Pelkkää päätöksen vetoamista ei pidetä konsensusprosessin veto-oikeuden vastuullisena käyttönä. Yleisiin veto-oikeuden käyttöä koskeviin ohjeisiin kuuluu sallittujen perustelujen rajaaminen asioihin, jotka ovat perustavanlaatuisia ryhmän tehtävän kannalta tai mahdollisesti tuhoisia ryhmälle.
Loomiossa integrointi tapahtuu keskustelemalla verkossa vedon ymmärtämiseksi. Osallistujat voivat muuttaa kantaansa ehdotuksen ollessa vielä avoinna ja poistaa vetonsa. Ehdotus voi myös sulkeutua, jolloin asian käsittely voidaan päättää tai tehdä uusi ehdotus, jossa huoli on otettu huomioon.
Uusia mahdollisuuksia itseohjautuville tiimeille
Monet itseohjautuvuutta kokeilevat organisaatiot, joiden kanssa työskentelen, kamppailevat kahden perustavanlaatuisen tosiasian kanssa:
- Toiminnan pitäminen kevyenä Kaikkien odotetaan osallistuvan, mutta todellisuudessa aikaa voi olla vaikea löytää etenkin ”tärkeille mutta ei kiireellisille” jännitteille, joille hallintokokousten on tarkoitus luoda tilaa. Samanaikaiset kokoukset kuluttavat paljon aikaa ja huomiota.
- Taitojen kehittäminen Meitä ei (enimmäkseen) ole koskaan opetettu toimimaan itseohjautuvasti. Tehokas yhteistyö ei kuulu monien koulujen opetussuunnitelmiin eikä ole yleistä työpaikoillakaan, sillä useimmat organisaatiot ovat hierarkkisia. Se on asia, joka meidän on opittava harjoittelemalla.
Holacracy-mallin kaltaiset järjestelmät antavat osallistujille varmuutta ja osaamista niiden osien käytössä, koska ne on määritelty selkeästi. On houkuttelevaa pitää niitä ”valmiina” eikä yrittää kehittää tai soveltaa niitä luovasti. Vastataksemme edellä mainittuihin kahteen haasteeseen meidän on kuitenkin käytettävä kaikkia hyviä saatavilla olevia työkaluja.
Loomion kaltaiset harkitut työkalut voivat vapauttaa voimavaroja mahdollistamalla eriaikaisen osallistumisen. Ne tarjoavat mahdollisuuksia oppia omaan tahtiin ja kehittää yksilöiden ja tiimien taitoja. Loomio antaa ihmisille mahdollisuuden osallistua prosesseihin ja harjoitella toimintatapoja, joihin heillä ei ehkä aiemmin ole ollut tilaisuutta.
Kun hallintoa koskeva keskustelu ja päätöksenteko siirretään verkkoon, voit pitää vähemmän hallintokokouksia ja säästää lukemattomia tunteja samalla, kun tärkeät jännitteet tulevat käsitellyiksi. Tämä on ”kevyen” toiminnan määritelmä. Se antaa tiimin jäsenille mahdollisuuden kehittää yhteistyötaitoja selkeissä ja helposti lähestyttävissä prosesseissa, joihin he voivat osallistua milloin ja missä tahansa.
Ratkaisevaa on myös se, että kun osa hallintokeskusteluista käydään verkossa ja panostat ihmisten kokoamiseen kasvokkain, voit käyttää arvokkaan ajan syventyäksesi monimutkaisempiin asioihin, jotka vaativat tiiviimpää vuorovaikutusta. Verkkotila ei koskaan korvaa tapaamisia kokonaan, mutta se voi parantaa huomattavasti kokousten käyttöä ja yhteistyöprosessien tehokkuutta kokonaisuudessaan.
Susan Basterfield on katalysaattori, kehittäjä ja ketterän työskentelyn valmentaja, joka auttaa ihmisiä kokeilemaan uusia työskentelyn ja olemisen tapoja tulevaisuuden työpaikan toteuttamiseksi. Hän on yksi Enspiral Labsin perustajista. Yritys on teknologian mahdollistaman edistyneen itseohjautuvuuden asiantuntija.
Voit ottaa häneen yhteyttä osoitteessa susan@enspiral.com
Tunnisteet: Itseohjautuvuus Oppaat
