Jared Messinger gestisce un team a matrice di 150 persone sparse in tre continenti.
Sarebbe un incubo per qualsiasi responsabile. Ogni giorno affronta un compito che molti troverebbero estremamente impegnativo: guidare un team complesso la cui missione è ripristinare milioni di ettari di terreni degradati per offrire benefici duraturi nel tempo alla natura, al clima, all'acqua e alle persone.
Il programma di ripristino del World Resources Institute è cresciuto enormemente nell'ultimo decennio. Da 20 persone, per lo più a Washington D.C., è arrivato a comprendere personale negli uffici in Kenya, Ruanda, Ghana, Brasile, Colombia, India, Indonesia e altrove. Man mano che crescevano, Jared ha notato che la loro infrastruttura decisionale non riusciva a tenere il passo.
«C'erano molta tensione e poca chiarezza su come venivano prese le decisioni e su chi avesse la possibilità di intervenire», spiega Jared. Per iniziare a organizzare il caos, il team ha creato una dettagliata matrice RACI. Questo foglio di calcolo indicava chi fosse responsabile dell'esecuzione, responsabile finale, consultato e informato per ogni decisione. Uno standard di gestione dei progetti che sulla carta appariva notevole. «Ma quando la mostravi alle persone, i loro occhi tendevano a velarsi», ammette.
Il vero problema non era la RACI. La documentazione statica non cambia automaticamente il comportamento umano. Le decisioni venivano prese in scambi di email in cui le persone giuste non erano sempre in copia. Conversazioni importanti sparivano nel labirinto di cartelle di SharePoint. Quando 150 persone salvano file attraverso diversi fusi orari, la memoria organizzativa può trasformarsi in archeologia organizzativa.
La svolta è arrivata da un progetto senza alcun legame con questo. Sean, il responsabile di Jared, usava già da anni Loomio senza clamore con una piccola organizzazione non profit nel nord del Maine. Sei volontari con lavori a tempo pieno altrove coordinavano un progetto di rivitalizzazione cittadina tra impegni difficili da conciliare: Loomio offriva loro un modo asincrono per mantenere un registro trasparente delle decisioni del consiglio di amministrazione.
Sean aveva sostenuto l'adozione di Loomio all'interno di WRI, ma c'era sempre stata esitazione. Come avrebbe potuto funzionare per 150 persone qualcosa che funzionava per sei? Poi, finalmente, come racconta Jared, Sean ha preso la decisione: «Lo facciamo. Questo [Loomio] ne vale la pena. Renderà le cose più semplici, non più complicate».
Il momento era quello giusto. Il team era già stanco dei troppi strumenti. Asana, SharePoint, Teams, Slack, WhatsApp. I messaggi potevano raggiungere una persona in sei modi diversi. Loomio ha colmato una lacuna che nessuno di quegli strumenti affrontava: un sistema trasparente per registrare le decisioni importanti.
Iniziare in piccolo
Invece di introdurre Loomio in tutta l'organizzazione, il programma di ripristino di WRI ha iniziato in piccolo. Ha deciso di provarlo prima nel programma africano, dove sentiva maggiore pressione per gestire bene le decisioni prese a distanza. I team di Nairobi, Kigali e Accra stavano crescendo. Le decisioni venivano prese in parallelo senza un coordinamento adeguato.
Hanno iniziato con grandi decisioni relative all'intero programma, come le approvazioni del budget e le revisioni dei piani di lavoro. È stato un sollievo dare a tutti visibilità su processi che prima sembravano poco trasparenti. «Loomio è un modo davvero fantastico per dare vita alle nostre relazioni», ha scoperto Jared. «Puoi creare un sottogruppo con le persone che vuoi consultare, vengono tutte taggate e tutti vengono informati».
Il team ha creato un processo in due fasi: prima i responsabili intervengono con le loro raccomandazioni, poi la direzione fornisce l'approvazione finale. Hanno sviluppato un diagramma di flusso che mostra come le idee passano dalla concezione alla discussione fino alla decisione ufficiale. Tutto il materiale pertinente veniva pubblicato il lunedì. I responsabili davano il loro contributo entro mercoledì. La direzione approvava entro venerdì. Nulla avrebbe richiesto più di una settimana.
In teoria.
Il lato umano
La realtà del cambiamento dei comportamenti è emersa rapidamente. WRI aveva inserito un'opzione «richiedi una riunione» nei propri modelli di voto. Doveva essere una valvola di sicurezza per quando le cose non erano chiare. Le persone vi ricorrevano continuamente. «Sembra di dare loro una via d'uscita per non prendere una decisione», osserva Jared. Invece di decidere in modo asincrono, si organizzavano riunioni, le discussioni si trascinavano e il processo che avrebbe dovuto richiedere una settimana si prolungava molto di più.
Ci sono stati anche altri intoppi. I membri meno esperti del personale erano in ansia all'idea di condividere commenti visibili a 150 persone, preoccupati di poter contraddire qualcuno della direzione. Il team si è anche reso conto che la partecipazione aumentava moltissimo quando le persone potevano effettivamente votare nei sondaggi. Avere un reale potere decisionale era importante. Chi poteva solo commentare, ma non votare, partecipava molto meno.
Non erano difetti dello strumento. Era la cultura organizzativa a manifestarsi. Il vero lavoro non era tecnico. Si trattava di costruire un senso di responsabilità intorno al processo decisionale. Con questa responsabilità, e con Sean e altri dirigenti che usavano visibilmente lo strumento in prima persona, hanno dato l'esempio del comportamento che volevano vedere.
Riconoscere ciò che funziona
Dato che il progetto pilota africano mostra risultati promettenti, WRI si prepara a portare Loomio nel programma per l'America Latina. Gli uffici in Brasile e Colombia lavorano a progetti completamente diversi, con dinamiche di gruppo diverse, e hanno bisogno di processi propri. La visione è chiara: un'adozione più approfondita in Africa, l'espansione in America Latina e, infine, un'istanza globale a livello di programma per le decisioni che attraversano i confini geografici.
«La nostra speranza è che il resto dell'istituto veda: “Ehi, per questo team funziona”», riflette Jared. Parte del loro approccio alla verifica del progetto consiste nel lasciare che siano i risultati a parlare. Continuare a lavorare bene. Lasciare che le persone sbircino e vedano qualcosa che funziona.
Alla domanda su quali consigli darebbe ad altre grandi organizzazioni non profit distribuite, Jared ha sottolineato due cose. La prima: «Il registro è davvero la cosa fondamentale. Separare queste decisioni importanti dal rumore. Dalle email, dalle chat. Avere un posto in cui consultare facilmente ciò che è stato deciso e perché.»
Il registro è davvero la cosa fondamentale. Separare queste decisioni importanti dal rumore. Dalle email, dalle chat. Avere un posto in cui consultare facilmente ciò che è stato deciso e perché.
Secondo, che si usi Loomio o meno, creare un processo inclusivo in cui tutto il personale abbia la possibilità di intervenire sulle decisioni. «La nostra struttura organizzativa tende a essere piuttosto orizzontale, quindi questa inclusività è stata importante per noi», osserva. «È stata di grandissimo aiuto».
Dopo quasi un anno di percorso con Loomio, WRI non sostiene di aver raggiunto la perfezione. Parla di progressi. In un'organizzazione a matrice che lavora a distanza attraverso tre continenti e cinque fusi orari, questi progressi si traducono in trasparenza, responsabilità e pluralità democratica delle voci.
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