Джарэд Месінджэр кіруе матрычнай камандай са 150 чалавек, раскіданых па трох кантынентах.
Такая задача магла б выклікаць кашмары ў любога кіраўніцтва. Штодня Джарэд сутыкаецца з тым, што большасці падалося б надзвычай складаным: каманда мае аднавіць мільёны гектараў дэградаваных зямель, каб надоўга прынесці карысць прыродзе, клімату, водным рэсурсам і людзям.
За апошняе дзесяцігоддзе праграма аднаўлення World Resources Institute значна вырасла. З 20 чалавек, якія пераважна працавалі ў Вашынгтоне, яна пашырылася да каманд у офісах у Кеніі, Руандзе, Гане, Бразіліі, Калумбіі, Індыі, Інданезіі і іншых краінах. Па меры росту, як заўважае Джарэд, інфраструктура прыняцця рашэнняў не паспявала за камандай.
«Вакол таго, як прымаюцца рашэнні і хто мае магчымасць выказацца, было шмат напружання і няяснасці», — тлумачыць Джарэд. Каб пачаць упарадкоўваць хаос, каманда стварыла падрабязную матрыцу RACI. У гэтай табліцы для кожнага рашэння было пазначана, хто выконвае працу, нясе адказнасць, з кім раяцца і каго інфармуюць. Гэты стандарт кіравання праектамі выглядаў уражліва на паперы. «Але калі вы паказвалі яго людзям, яны нібыта гублялі цікавасць», — прызнаецца Джарэд.
Сапраўдная праблема была не ў RACI. Статычная дакументацыя сама па сабе не змяняе паводзіны людзей. Рашэнні прымаліся ў ланцужках электронных лістоў, копіі якіх не заўсёды атрымлівалі патрэбныя людзі. Важныя размовы знікалі ў лабірынце папак SharePoint. Калі 150 чалавек захоўваюць файлы ў розных часавых паясах, памяць арганізацыі можа ператварыцца ў арганізацыйную археалогію.
Штуршок прыйшоў з іншага праекта. Джарэд працуе пад кіраўніцтвам Шона, які ўжо шмат гадоў карыстаецца Loomio ў невялікай некамерцыйнай арганізацыі на поўначы штата Мэн. Шэсць валанцёраў каардынавалі праект адраджэння горада, сумяшчаючы складаныя графікі і поўную занятасць на іншай працы. Loomio даў ім асінхронны спосаб весці празрысты запіс рашэнняў праўлення.
Раней ад Шона ў WRI паступала прапанова выкарыстоўваць Loomio, але там заўсёды сумняваліся. Як тое, што працуе для шасці чалавек, будзе працаваць для 150? Нарэшце, паводле Джарэда, Шон вырашае: «Мы гэта робім. Гэты інструмент [Loomio] таго варты. Ён зробіць усё прасцей, а не складаней».
Момант быў удалы. Каманда ўжо стамілася ад колькасці інструментаў. Asana, SharePoint, Teams, Slack, WhatsApp. Паведамленне магло прыйсці шасцю рознымі шляхамі. Loomio запоўніў прабел, які не закрываў ніводзін з гэтых інструментаў: даў празрыстую сістэму запісу важных рашэнняў.
Пачаць з малога
Замест таго каб адразу ўкараняць Loomio ва ўсёй арганізацыі, праграма аднаўлення WRI пачала з малога. Спачатку вырашылі выпрабаваць яго ў афрыканскай праграме, дзе патрэба наладзіць прыняцце рашэнняў на адлегласці адчувалася найбольш востра. Каманды ў Найробі, Кігалі і Акры раслі. Рашэнні прымаліся паралельна без належнай каардынацыі.
Яны пачалі з важных рашэнняў для ўсёй праграмы, такіх як зацвярджэнне бюджэту і перагляд планаў працы. Магчымасць паказаць усім працэсы, якія раней здаваліся непразрыстымі, прынесла палёгку. «Loomio — сапраўды выдатны спосаб ажывіць нашы ўзаемасувязі, — адзначае Джарэд. — Вы можаце стварыць падгрупу з тых, з кім хочаце параіцца, усіх пазначаць, усе атрымаюць інфармацыю».
Каманда стварыла двухэтапны працэс: спачатку кіраўніцтва дае рэкамендацыі, а затым вышэйшае кіраўніцтва канчаткова зацвярджае рашэнне. Яны распрацавалі наглядную блок-схему, якая паказвае, як ідэі праходзяць шлях ад узнікнення праз абмеркаванне да афіцыйнага рашэння. Усё неабходнае публікавалася па панядзелках. Кіраўніцтва давала свае прапановы да серады. Вышэйшае кіраўніцтва зацвярджала рашэнне да пятніцы. Нішто не павінна было займаць больш за тыдзень.
У тэорыі.
Чалавечы бок
Неўзабаве стала відавочна, як складана змяніць паводзіны на практыцы. WRI уключыла ў свае шаблоны галасавання варыянт «папрасіць сустрэчу». Ён задумваўся як запасны выхад для сітуацый, калі нешта незразумела. Людзі ўвесь час выбіралі яго па змаўчанні. «Здаецца, гэта дае ім магчымасць пазбегнуць прыняцця рашэння», — адзначае Джарэд. Замест асінхроннага прыняцця рашэнняў прызначаліся сустрэчы, абмеркаванні зацягваліся, а працэс, які павінен быў заняць тыдзень, доўжыўся значна даўжэй.
Былі і іншыя цяжкасці. Менш дасведчаныя супрацоўнікі баяліся дзяліцца водгукамі, якія маглі ўбачыць 150 чалавек, бо непакоіліся, што могуць супярэчыць кіраўніцтву. Каманда таксама зразумела, што актыўнасць рэзка ўзрастала, калі людзі сапраўды маглі галасаваць у апытаннях. Рэальная магчымасць уплываць мела значэнне. Тыя, хто мог толькі каментаваць, але не галасаваць, удзельнічалі значна менш.
Гэта не былі недахопы інструмента. Так праяўлялася культура арганізацыі. Сапраўдная праца не была тэхнічнай. Яна заключалася ў фарміраванні адказнасці за прыняцце рашэнняў. Дзякуючы гэтай адказнасці, а таксама таму, што Шон і іншыя кіраўнікі самі адкрыта карысталіся інструментам, яны паказвалі прыклад паводзін, якія хацелі бачыць.
Заўважаць, што працуе
Паколькі пілотны праект у Афрыцы паказвае добрыя перспектывы, WRI рыхтуецца ўкараніць Loomio ў сваёй лацінаамерыканскай праграме. Офісы ў Бразіліі і Калумбіі працуюць над зусім іншымі праектамі, маюць іншую дынаміку каманд і патрэбуюць уласных працэсаў. План ясны: глыбейшае ўкараненне ў Афрыцы, пашырэнне ў Лацінскую Амерыку і з часам глабальная прастора на ўзроўні праграмы для рашэнняў, якія перасякаюць геаграфічныя межы.
«Мы спадзяёмся, што ўвесь інстытут убачыць: „Глядзіце, у гэтай каманды гэта працуе“», — разважае Джарэд. Частка іх падыходу да праверкі канцэпцыі — дазволіць вынікам гаварыць за сябе. Працягваць добра працаваць. Дазволіць людзям зазірнуць і ўбачыць тое, што працуе.
Адказваючы на пытанне, што параіць іншым вялікім некамерцыйным арганізацыям з тэрытарыяльна разрозненымі камандамі, Джарэд вылучае дзве рэчы. Першая: «Запіс — гэта сапраўды галоўнае. Аддзяліць гэтыя важныя рашэнні ад шуму. Ад электроннай пошты, ад чатаў. Мець месца, дзе можна лёгка паглядзець, што і чаму было вырашана.»
Запіс — гэта сапраўды галоўнае. Аддзяліць гэтыя важныя рашэнні ад шуму. Ад электроннай пошты, ад чатаў. Мець месца, дзе можна лёгка паглядзець, што і чаму было вырашана.
Другое: незалежна ад таго, ці карыстаецеся вы Loomio, стварыце інклюзіўны працэс, у якім усе супрацоўнікі могуць выказацца пра рашэнні. «Наша арганізацыйная структура даволі плоская, таму такая інклюзіўнасць была для нас важнай, — адзначае Джарэд. — Яна вельмі дапамагла».
Амаль праз год працы з Loomio WRI не сцвярджае, што дасягнула дасканаласці. Арганізацыя кажа пра прагрэс. У матрычнай аддаленай арганізацыі, якая ахоплівае тры кантыненты і пяць часавых паясоў, гэты прагрэс выяўляецца ў празрыстасці, адказнасці і магчымасці кожнага голасу быць пачутым.
