Des personnes dans 75 pays ont participé à un cours de fitness destiné à collecter des fonds pour soutenir l’accès des enfants à l’eau en Afrique de l’Est. Cet événement est né de l’association des forces d’UNICEF NZ et de Les Mills dans une campagne mondiale soutenue par Loomio.
À la mi-2017, MovetheWorld.live a établi un partenariat entre UNICEF NZ et l’entreprise mondiale de fitness Les Mills International, autour d’un objectif commun : créer un monde où chaque enfant survit et s’épanouit.
L’accès à l’eau potable, l’un de nos besoins fondamentaux, concerne plus de 2,1 milliards de personnes dans le monde. Les enfants sont particulièrement vulnérables aux effets des maladies transmises par l’eau.
Le 18 novembre 2017, des dizaines de milliers de personnes dans 75 pays ont participé à la campagne « Workout for Water », menée par les instructeurs et les clubs Les Mills. L’objectif était de recueillir des fonds et de sensibiliser le public aux programmes mondiaux de l’UNICEF pour les enfants.
Constituer une équipe mondiale et agir rapidement
L’un des défis rencontrés dès le début du projet consistait à mobiliser les membres de l’équipe répartis entre plusieurs lieux et fuseaux horaires.
Créer un espace d’équipe pour faciliter, recueillir et consolider nos réflexions, prendre des décisions et collaborer sur le travail était une priorité dès le départ.
L’équipe nouvellement constituée réunissait quatre organisations basées à Wellington, Auckland, Genève, Copenhague et Londres. Les réunions en personne étaient rarement possibles et l’ensemble de l’équipe ne s’est jamais trouvé dans la même pièce.
« Nous avions environ 3 mois pour partir de zéro et être capables de collecter des fonds à l’échelle mondiale. Nous utilisions des outils comme Trello pour gérer notre backlog produit et Zoom pour nos réunions virtuelles en face à face, mais nous voulions un espace d’équipe virtuel conçu à cet effet pour aider l’équipe à se constituer rapidement, où chaque personne pourrait lancer des conversations ou y participer. »
On comprend que l’équipe ait d’abord hésité à utiliser « un nouvel outil de plus », mais très vite tout le monde utilisait Loomio, y compris le conseil de gouvernance du projet.
Anna Harre, spécialiste du numérique chez UNICEF NZ, découvrait Loomio. « Je trouvais que Loomio était l’outil idéal pour organiser nos conversations de groupe et les sortir des e-mails. La façon dont les sujets étaient classés convenait très bien à l’équipe, les discussions étaient faciles à suivre et il était très simple de commencer une nouvelle discussion lorsqu’une autre décision importante devait être prise. J’aimais les notifications quotidiennes indiquant “ce que vous avez manqué sur Loomio”. J’utilisais tout le temps l’onglet “Discussions non lues”, et l’onglet “Discussions récentes” était également très pratique pour rattraper les conversations que j’avais pu manquer. »
Loomio, un outil polyvalent qui préserve la sécurité et la confidentialité
Les nouvelles fonctionnalités de Loomio lancées plus tôt cette année ont aidé l’équipe Move the World à gagner du temps.
La coordination des calendriers de l’équipe sur plusieurs fuseaux horaires est devenue facile grâce au sondage horaire de Loomio. L’utilisation d’une discussion pour chaque réunion permettait de conserver tous les contenus associés, y compris les décisions et les actions, au même endroit ; tout le monde pouvait ainsi continuer à contribuer même après la réunion.
« J’adore la fonction de confirmation, dit Mary. C’est un moyen simple pour les gens de dire “oui, j’ai terminé/je suis d’accord” et cela ne prend pas de temps. Nous avons d’ailleurs utilisé le vote par points pour nous mettre d’accord sur notre marque MoveTheWorld.live. Il était très important pour nous d’associer l’équipe à cette décision. »
L’équipe a largement utilisé les sous-groupes avec les fournisseurs, les équipes techniques et les équipes de direction. Loomio permettait notamment de partager efficacement certains contenus uniquement avec les personnes concernées. De plus, la sécurité de Loomio donnait à l’équipe la confiance nécessaire pour l’utiliser comme plateforme confidentielle de révision et d’archivage des documents.
Un travail de groupe mondial a permis de récolter des fonds pour l’accès à l’eau
Workout for Water a été organisée en moins de six mois, un délai relativement court pour une campagne mondiale menée par deux grandes organisations. Malgré les difficultés géographiques et la pression du temps, l’équipe a réussi à organiser son travail. La campagne a ainsi récolté à ce jour plus de 700 k$ US ; une somme suffisante pour installer 1 700 pompes à eau.
Vous pouvez soutenir la campagne Workout for Water en faisant un don ici.
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