MJ van Loomio sprak met DJ Johnson, professor gameontwikkeling aan het New England Institute of Technology, over hoe ze het beste uit hun docenten halen door meer online samen te werken en minder te vergaderen.
Het New England Institute of Technology (NEIT) is een beroepsgerichte universiteit in East Greenwich, Rhode Island. Deze 75 jaar oude onderwijsinstelling bouwt verder op haar campusuitbreiding van 250 miljoen USD, met haar eerste studentenresidentie voor 400 studenten en meer technische opleidingen.
We hebben veel slimme mensen. In hun hoofd en hun ervaring zit veel waardevolle kennis. Helaas komt die niet altijd goed tot haar recht aan een vergadertafel tijdens een vergadering van een uur.
Te midden van die snelle groei moeten docenten en medewerkers hard en snel werken om alles gedaan te krijgen. Daarom besloot docent DJ Johnson Loomio uit te proberen.
Hij startte drie groepen bij NEIT: een commissie voor de ontwikkeling van docenten, een groep die werkt aan resultaten op het gebied van software-engineering en een derde groep om carrièredoelen voor videogameontwerpers vast te stellen.
DJ en zijn collega's vinden Loomio prettig omdat ze het gevoel hebben dat veel slimme mensen hun kennis tijdens vergaderingen niet goed kunnen benutten. Volgens hem zijn veel collega's “allergisch” voor vergaderingen en krijgt hij er zelf jeuk van. Aan een vergadertafel houdt hij zich stil terwijl hij wacht tot hij aan het woord kan komen.
Vergaderingen en e-mail zijn een nachtmerrie, beaamt adjunct-provoost Tom Thibodeau. Hij maakte deel uit van een Loomio-groep met een deadline aan het einde van een onderwijsperiode, wanneer docenten en medewerkers zich haasten om zaken af te ronden. Daardoor werd Thibodeau een fan van Loomio.
Veel mensen namen heel actief deel. Degene die de meeste moeite had met de conclusies was er ook bij. We kwamen tot een oplossing. Het was een groot succes.
Volgens DJ verdeelt Loomio kwesties in onderdelen en geeft het iedereen de kans om iets te zeggen. Of je nu extravert of introvert bent, brutaal of bescheiden, divergent of convergent denkt, je krijgt de kans om aan het gesprek deel te nemen. Het schept gelijkwaardigheid bij het oplossen van problemen die in vergaderzalen simpelweg niet ontstaat.
Vaak is het degene die het snelst en het hardst spreekt die zijn punt kan maken en zijn zin krijgt. Dat is niet altijd het beste idee. We komen dan weer op zaken terug omdat ze niet naar ieders tevredenheid zijn opgelost. Loomio helpt ons allemaal om daar op een efficiënte manier te komen.
In een omgeving met een hoog tempo zoals NEIT bespaart het tijd om discussies en besluiten op schrift te stellen. Besluiten zijn zorgvuldig opgesteld en door kritische ogen goedgekeurd, wat tijd bespaart in het redactieproces.
Natuurlijk is niet iedereen vertrouwd met dit soort gesprekken. Je moet leren omgaan met het ongemak wanneer collega's een ander standpunt hebben. Maar als je je op de missie blijft richten en je team vertrouwt, krijg je vertrouwen en kom je vooruit.
Labels: Besturen Praktijkverhalen
