Casestudy: Ian Martin Group veranderde zijn organisatiestructuur ingrijpend om ervoor te zorgen dat medewerkers hun werk als zo betekenisvol mogelijk ervaren. Hier lees je over hun traject en hoe Loomio hen daarbij helpt.
Al meer dan 60 jaar helpt Ian Martin Group organisaties om beter personeel te werven met traditionele diensten voor tijdelijke en vaste plaatsingen en innovatieve diensten zoals Fitzii, dat kleinere bedrijven zonder interne wervingsexpertise helpt, en Matchfield, dat adviserend ingenieurs op slimme wijze koppelt aan topwerkgevers.
“We omschrijven ons doel als mensen verbinden in betekenisvol werk”, zegt Luz Iglesias, directeur IT-werving.
Dat begint op kantoor, door de 450 teamleden van Ian Martin Group mogelijkheden te bieden om elke dag met een gevoel van voldoening af te sluiten. De hoop is dat deze overtuigingen over betekenisvol werk uiteindelijk hun klanten, kandidaten en de wereld zullen beïnvloeden.
“We doen een aantal behoorlijk radicale dingen rond werk en wat het betekent om in dienst te zijn: welke vrijheden en verantwoordelijkheden onze medewerkers hebben en hoe we met elkaar omgaan.”
Ongeveer vijf jaar geleden las een klein team binnen Ian Martin Group het boek Reinventing Organizations van Frederic Laloux en raakte geïnspireerd om te experimenteren met zelforganisatie.
Luz Iglesias, een van de zes leden van dat team, legt uit dat ze verschillende vormen van besluitvorming en het adviesproces gingen uitproberen en hogere verwachtingen aan feedback gingen stellen.
Na een paar jaar experimenteren werkten deze praktijken heel goed binnen het team en begonnen ze ook in de rest van de organisatie aan te slaan. Toen besloot Ian Martin Group om zelforganisatie in het hele bedrijf in te voeren.
“We zitten midden in het traject”, zegt Luz, maar na vijf jaar reorganiseren hebben ze een behoorlijk stevige basis ontwikkeld.
De kern van hun systeem is het idee dat niemand op basis van zijn functie gezag heeft over een ander. Voor iedereen geldt hetzelfde werkingssysteem of dezelfde stroomdiagrammen.
“We zeggen dat alles begint wanneer je een probleem of een kans opmerkt.” —Luz Iglesias
Dat kan iets kleins zijn, zoals opmerken dat het bedrijf geld kan besparen op het koffiezetapparaat, of iets groots, zoals de vraag of ze een bedrijf in een aanverwante sector moeten overnemen. Ongeacht wie de medewerker is, beschrijft één stroomdiagram hoe diegene met het opgemerkte probleem of de kans kan omgaan.
“Hoe we werken in 2020”, met dank aan Ian Martin.
“Dus iedereen kan hier beginnen met elk probleem of elke kans; het maakt niet uit hoeveel ervaring je hebt, hoe lang je al in dienst bent of hoe indrukwekkend je functietitel is… iedereen heeft dezelfde vrijheden en verantwoordelijkheden volgens dit stroomdiagram.”
Het is een zelf ontwikkeld systeem dat volgens Luz beter werkt dan iemand had verwacht.
“We zijn uitgekomen op iets waarvan we denken dat het goed schaalbaar is, dat bij ons past en waar we heel trots op zijn.”
Ongeveer een jaar geleden zochten Luz en haar team software om overzicht te houden. Ze ontdekten dat Loomio bijna naadloos aansloot op het systeem dat ze al gebruikten.
De opzet van besluitvorming in Loomio sluit heel goed aan bij onze overtuigingen over hoe je besluiten neemt. Soms moet je gewoon een besluit nemen en soms moet je om consent vragen aan de mensen die erbij betrokken zijn. Dat onderscheid maken wij hier en deze tool stelt ons in staat dat ook te doen. —Luz Iglesias
Loomio werd ook gemakkelijk in gebruik genomen omdat het er aantrekkelijk uitziet en eenvoudig te gebruiken en te begrijpen is. Bijna alle besluiten van Ian Martin Group worden in Loomio voorgesteld, besproken en vastgelegd, van de vraag of een van de kantoren moet verhuizen tot het herverdelen van klantaccounts, het aannemen van iemand of het veranderen van iemands rol.
Luz zegt dat ze Loomio zelf elke dag gebruikt.
Nu ze de transformatie van haar bedrijf heeft meegemaakt, vindt Luz dat de grootste impact van een zelforganiserende structuur de toegenomen motivatie en tevredenheid van medewerkers is. De afgelopen twee jaar stond Ian Martin Group in heel Canada op de tweede plaats voor medewerkerstevredenheid bij middelgrote bedrijven.
Ik denk dat het mensen sterker maakt als ze een stem hebben in besluiten en Loomio helpt ons dat te bereiken. Mensen zouden het erg moeilijk vinden om terug te gaan naar een conventioneel bedrijf, door de manier waarop we als mensen zijn gegroeid en de invloed die dat heeft gehad, niet alleen op ons werk maar ook op onze families en ons leven. —Luz Iglesias
Luz gelooft dat zelforganisatie de werkplek van de toekomst is — en dan nog wel van de nabije toekomst.
“Deze systemen en wat Loomio ons laat doen zijn goedkoper en passen zich gemakkelijker aan de markt en de omstandigheden van medewerkers aan, en zijn daarnaast op menselijk vlak heel, heel bevredigend.”
Update: Bekijk hoe Ian Martin Group Loomio gebruikt in deze video van 7 minuten, die uitgebreid ingaat op hun vernieuwingen in management.
Labels: Praktijkverhalen Zelfsturend
