Hoog in de Bulgaarse bergen staat een enorm gebouw uit het communistische tijdperk. Dit complex van 17.000 vierkante meter met 200 eenheden, omringd door dennenbos, heeft een grote transformatie ondergaan. Tegenwoordig is het de thuisbasis van Semkovo Co-op, een colivinglocatie voor digitale nomaden en mensen die op afstand werken, volledig bestuurd door de eigenaren van de coöperatie.
Matthias Zeitler, oprichter en gekozen voorzitter van de coöperatie Semkovo, had een sterk vermoeden dat traditioneel bestuur niet zou werken. “De meeste van onze eigenaren zijn verspreid over de hele wereld. We komen uit 32 verschillende landen en maar heel weinig mensen zijn voortdurend in Bulgarije”, legt hij uit. “Vanaf het begin wilden we een model vinden waarin alle leden op afstand volledige zeggenschap hebben over al onze besluiten.”
De uitdaging was duidelijk: hoe neem je ingrijpende besluiten over concrete zaken zoals renovaties, budgetten en bedrijfsvoering als je 130 buren over de hele wereld verspreid zijn?
Aan de slag
Voordat Semkovo als coöperatie werd opgericht, hoorde Matthias over Loomio en testte hij het. “We gebruikten de proefversie om te zien hoe het werkte”, herinnert hij zich. Toen de coöperatie met de eerste 50 leden was gevormd, stapten ze over op de pro-versie. De vraag was nooit óf ze digitale besluitvorming nodig hadden. Het ging erom precies het hulpmiddel te vinden dat bij hun behoeften paste.
“Het was vanaf het begin voor iedereen vrij duidelijk dat we een digitaal platform voor besluitvorming nodig hadden. Ook moest het makkelijk zijn om terug te vinden wat eerder was besproken”, vertelt Matthias. “Dit is niet iets ad hoc, waarbij je voor elke discussie gewoon een Facebook-peiling start. Je hebt ... een structuur nodig om informatie te organiseren.”
Ze bekeken algemenere platforms zoals Slack. Maar Matthias wist dat ze voor het stemmen iets gespecialiseerds nodig hadden. Binnen de coöperatie waren veel programmeurs en digitale professionals die zich zorgen maakten over de veiligheid van stemmen en de mogelijkheid om resultaten te manipuleren. Dat Loomio gespecialiseerd was, stelde hen gerust. “We hebben veel digitale professionals die zich afvragen: is dit echt veilig? Wat gebeurt er als de leiding hier te veel invloed op uitoefent?”
Voor Semkovo laat een stemming in Loomio niet alleen de voorkeuren van leden zien.
Voor ons is dit echt een juridisch bindende stemming. Die wordt opgenomen in het handelsregister. We hadden de zekerheid nodig dat dit een goede manier was om te stemmen, stemmen bij te houden en betrokkenheid te volgen.
Besluitvormingsrechten vastleggen
Normaal gesproken vereist een Bulgaarse coöperatie fysieke bijeenkomsten en een jaarlijkse algemene vergadering. Semkovo heeft de statuten anders ingericht.
Vanaf het begin wilden we een model waarin mensen op afstand volledige toegang hebben tot alle besluiten. We bespreken alles en stemmen over alles in Loomio, en onze officiële algemene vergaderingen bevestigen simpelweg de online stemmingen.
De algemene vergadering is een eenvoudige formaliteit geworden. Een advocaat maakt notities. Maar het echte werk gebeurde online en de besluiten zijn dan al genomen. “Volgens onze statuten kan de fysieke vergadering niet stemmen over onderwerpen waarover niet eerst online is gestemd.”
Niet alles wordt in stemming gebracht. Als voorzitter heeft Matthias een managementcontract voor dagelijkse operationele besluiten. “We hebben 130 mensen, van wie de meesten heel succesvol zijn in hun leven en gewend zijn alle besluiten te nemen. Maar als 130 mensen alle besluiten nemen, kom je nergens”, merkt hij op. “Dus proberen we ons te richten op de belangrijke zaken.”
Aan het begin van elk jaar presenteert Matthias een budget. Leden keuren goed hoe het geld wordt besteed en stellen de jaarlijkse prioriteiten vast. In de loop van het jaar worden kleinere besluiten gedelegeerd: in welke kleuren muren worden geschilderd, opties voor de afwerking en andere details. De coöperatie als geheel richt zich op ingrijpende keuzes: welke ruimtes eerst worden gerenoveerd, welk afwerkingsniveau wordt nagestreefd en de algemene strategische richting.
Aanvankelijk kon alleen een kleinere groep, het bestuur, onderwerpen in stemming brengen. “Veel mensen zeiden: ‘Hé, het zou super zijn als leden ook onderwerpen konden aandragen.’ Dus hebben we dat veranderd.” De ironie? Heel weinig leden maken gebruik van die bevoegdheid. “Heel weinig leden gebruiken dit daadwerkelijk. Dat heeft ermee te maken dat we meer als een bedrijf opereren en veel leden niet precies weten welke besluiten prioriteit hebben.”
Leden wilden de mogelijkheid hebben. De mogelijkheid om hun stem te laten horen was belangrijk. “Leden lieten heel duidelijk weten dat we dit moesten toestaan, maar vervolgens bleek dat het nauwelijks wordt gebruikt.” Misschien wordt deze mogelijkheid populairder als de verhuisdata dichterbij komen en de fysieke gemeenschap vorm krijgt.
Betrokkenheid op grotere schaal beheren
Ook met 130 mensen op Loomio heeft Matthias realistische verwachtingen over deelname. “Sommige mensen hebben gewoon meer tijd en zijn meer betrokken. En anderen vinden het eigenlijk prima om bij de meeste zaken mee te gaan met het meerderheidsbesluit, zolang er genoeg mensen meediscussiëren.”
Hij heeft het deelnameoverzicht van Loomio gebruikt om de werkelijke situatie met de groep te delen. “Helaas gebruikt maar ongeveer de helft van onze leden Loomio überhaupt. Zelfs bij belangrijke stemmingen doen ze dus niet mee. En van de andere helft die Loomio wel gebruikt, zijn er misschien zo’n 10 superactief en 40 tot 50 die vooral lezen en misschien ongeveer eens per maand inloggen om te zien wat er gebeurt.”
Maar Matthias vindt dit aanvaardbaar, zelfs gezond.
Ik verwacht niet dat iedereen superbetrokken is. Het is belangrijker om transparant te zijn en mensen de mogelijkheid te geven mee te doen: te zien hoe besluiten worden genomen en daar deel van uit te maken.
Een cultuur van verbondenheid
Semkovo verschilt door de financiële betrokkenheid enigszins van typische colivinglocaties. Mensen hebben volledige appartementen gekocht. “Als je normaal gesproken deel uitmaakt van een colivinggemeenschap, zeker als je een digitale nomade bent, vertrek je als het je daar niet bevalt”, merkt Matthias op. “In onze gemeenschap hebben mensen vastgoed gekocht. Vertrekken is dus niet zo eenvoudig.”
Dat geeft vanzelf een reden om samen te werken. “Als je te agressief bent tegenover anderen, wordt het heel moeilijk om later hier van je appartement te genieten.”
Besluiten worden met een meerderheid van stemmen genomen. “Dat is voor sommige mensen moeilijk, omdat sommigen altijd denken dat hun manier de enige juiste is”, geeft Matthias toe. “Voor mij als voorzitter is het moeilijk, omdat mensen soms duidelijk hun standpunt laten horen als ze naar me toe komen.”
Maar besluiten aan de hele groep voorleggen om erover te stemmen maakt zijn rol makkelijker.
Een besluit aan de hele groep voorleggen maakt het voor mij veel makkelijker, omdat ik niet degene ben die moet beslissen. Voordat we stemmen, laten mensen hun mening horen; daarna zegt iedereen: ‘Oké, we hebben een besluit genomen.’
Informatie centraal houden
Semkovo gebruikt WhatsApp, maar alleen voor grapjes of een informeel praatje. “Voor eigenaren proberen we echt alles via Loomio te laten lopen.” Ze gebruiken het hulpmiddel zelfs voor nieuwsbrieven. In plaats van aparte updates per e-mail te versturen, maken ze discussies in Loomio aan die e-mailmeldingen genereren.
“Het is logisch om alles bij elkaar te houden, want de grootste uitdaging is dat informatie op te veel verschillende kanalen staat en mensen die vervolgens niet meer kunnen vinden”, legt Matthias uit.
De coöperatie gebruikt Loomio ook voor subgroepen. In het begin hadden leden vragen over het interieurontwerp. Sommige leden met relevante vaardigheden organiseerden zichzelf: “Ze vormden min of meer een werkgroep en presenteerden vervolgens hun bevindingen en aanbevelingen aan de hele coöperatie. Dat is ook vrij eenvoudig te doen in Loomio. Je maakt deze subgroepen aan voor een specifiek onderwerp en komt daarna terug om alles af te ronden.”
Zelfs het bestuur gebruikt het hulpmiddel voor besloten discussies. “We willen verantwoording kunnen afleggen over wat we bespreken. In plaats van een WhatsApp-groep te gebruiken, voeren we een gestructureerd gesprek. In principe kan dat later ook worden gecontroleerd als dat nodig is.”
Advies voor andere gemeenschappen
Aan gemeenschappen die vergelijkbare structuren overwegen, adviseert Matthias: “Probeer het gewoon. Zo hebben wij het getest voordat we de coöperatie oprichtten. We hebben het ongeveer 3-4 weken gebruikt voor een paar voorbereidende discussies, om te zien hoe het werkt en hoe eenvoudig het was.”
De proef werkte. Mensen vonden het prettig. Ze vergeleken het met andere platforms zoals Slack en besloten dat Loomio bij hun behoeften paste. “Het is heel makkelijk om uit te proberen. Ik vind altijd dat je dingen moet proberen en dan moet kijken wat wel en niet werkt.”
Tweeënhalf jaar na het begin van de renovatie, met bouwploegen van 70 mensen op locatie, duurt het nu nog 6-9 maanden voordat de eigenaren hun appartementen betrekken. Een jaar daarna hopen ze klaar te zijn om gasten te ontvangen. Gedurende het hele proces hebben de 130 eigenaren uit 32 landen samen besluiten genomen over hoe ze hun toekomstige gemeenschap willen opbouwen.
Op de vraag wat het moeilijkst zou zijn als Loomio morgen zou verdwijnen, lacht Matthias. “Natuurlijk zou dat zijn om een ander hulpmiddel te vinden en uit te zoeken hoe we de gegevens die we hebben kunnen overzetten, zodat eerdere besluiten toegankelijk blijven... Ik heb al te veel om me mee bezig te houden, dus laat me alsjeblieft niet overstappen naar een ander hulpmiddel.”
Voorlopig is overstappen niet nodig. Semkovo heeft wat het nodig heeft: een manier voor 130 mensen om zichzelf te besturen over tijdzones, culturen en bouwprojecten heen. Ze hebben een systeem gecreëerd waarin besluiten worden genomen, vastgelegd en gerespecteerd. Het is een cruciale digitale basis voor de fysieke gemeenschap die ze in de bergen opbouwen.
Labels: Samenwonen Praktijkverhalen Coöperaties
