גבוה בהרי בולגריה ניצב בניין ענק מתקופת השלטון הקומוניסטי. המתחם, המוקף ביער אורנים וכולל 200 יחידות על פני 17,000 מטרים רבועים, עבר מהפך עצום. בגלגולו החדש הוא משמש בית לקואופרטיב Semkovo, מתחם מגורים משותף לנוודים דיגיטליים ולעובדים מרחוק, המנוהל כולו בידי בעלי הקואופרטיב.
למתיאס צייטלר, מייסד קואופרטיב Semkovo והיו״ר הנבחר שלו, הייתה תחושה חזקה ששיטת ממשל מסורתית לא תעבוד. “רוב הבעלים שלנו פזורים בכל רחבי העולם. אנחנו מ־32 מדינות שונות, ומעט מאוד אנשים נמצאים בבולגריה באופן קבוע”, הוא מסביר. “מההתחלה רצינו למצוא מודל שיאפשר לכל החברים המרוחקים יכולת השפעה מלאה על כל ההחלטות שלנו.”
האתגר היה ברור: איך מקבלים החלטות משמעותיות על דברים מוחשיים כמו שיפוצים, תקציבים ופעילות עסקית, כש־130 השכנים פזורים ברחבי העולם?
תחילת הדרך
לפני ש־Semkovo הוקם כקואופרטיב, מתיאס למד על Loomio ובדק אותה. “השתמשנו בגרסת הניסיון רק כדי לראות איך היא עובדת”, הוא נזכר. כשהקואופרטיב הוקם עם 50 החברים הראשונים שלו, הם שדרגו לגרסת המקצוענים. מעולם לא הייתה שאלה אם הם זקוקים לקבלת החלטות דיגיטלית. השאלה הייתה כיצד למצוא את הכלי המדויק שיתאים לצורכיהם.
“לכולם היה די ברור מההתחלה שאנחנו צריכים פלטפורמה דיגיטלית לקבלת החלטות. ושגם צריך להיות קל לברר מה כבר נדון בעבר”, מתיאס מספר. “זה לא משהו מאולתר שבו פשוט פותחים סקר ב־Facebook לכל דיון. צריך שיהיה ... מבנה שמאפשר לארגן מידע.”
הם בדקו פלטפורמות כלליות יותר כמו Slack. אבל מתיאס ידע שהם זקוקים למשהו ייעודי לרכיב ההצבעה. בקואופרטיב היו מתכנתים ואנשי מקצוע דיגיטליים רבים שחששו מאבטחת ההצבעות ומהאפשרות שאנשים יוכלו לתמרן את התוצאות. הייעוד המיוחד של Loomio הרגיע את החששות. “יש לנו הרבה אנשי מקצוע דיגיטליים שמודאגים ושואלים, למשל, האם זה באמת בטוח? מה קורה אם להנהלה יש השפעת יתר על זה?”
עבור Semkovo, הצבעה ב־Loomio אינה רק דרך להציג את העדפות החברים.
מבחינתנו, זו באמת הצבעה מחייבת מבחינה משפטית. היא נכנסת למרשם המסחרי. היינו צריכים ביטחון שזו דרך תקינה להצביע, לעקוב אחר ההצבעות ולעקוב אחר המעורבות.
הגדרת סמכויות קבלת ההחלטות
בדרך כלל, קואופרטיב בולגרי מחייב פגישות פנים אל פנים ואספה כללית שנתית. ב־Semkovo ניסחו את התקנון אחרת.
מההתחלה רצינו מודל שבו לאנשים שנמצאים מרחוק יש גישה מלאה לכל ההחלטות. אנחנו דנים ומצביעים על הכול ב־Loomio, והאספות הכלליות הרשמיות שלנו פשוט מאשרות את ההצבעות המקוונות.
האספה הכללית הפכה להליך פורמלי קצר. עורך דין רושם פרוטוקול. אבל העבודה האמיתית כבר התבצעה וההחלטות כבר התקבלו באופן מקוון. “לפי התקנון שלנו, בפגישה פנים אל פנים אי אפשר להצביע על נושאים שלא הועמדו קודם להצבעה מקוונת.”
לא הכול מגיע להצבעה. כיו״ר, למתיאס יש חוזה ניהול שמסמיך אותו לקבל החלטות תפעוליות יומיומיות. “יש לנו 130 אנשים, רובם מצליחים מאוד בחייהם ורגילים לקבל את כל ההחלטות, אבל אם 130 אנשים מקבלים את כל ההחלטות, לא מגיעים לשום מקום”, הוא מציין. “לכן אנחנו מנסים להתמקד בדברים החשובים.”
בתחילת כל שנה מתיאס מציג תקציב. החברים מאשרים כיצד להוציא את הכסף וקובעים סדרי עדיפויות שנתיים. במהלך השנה מועברות החלטות קטנות יותר לאחרים: באילו צבעים לצבוע קירות, אפשרויות גימור ופרטים אחרים. הקואופרטיב כולו מתמקד בבחירות משמעותיות: אילו אזורים לשפץ תחילה, לאיזו רמת גימור לשאוף ומה יהיה הכיוון האסטרטגי הכללי.
בתחילה רק קבוצה קטנה יותר, ועד ההנהלה, יכלה להביא נושאים להצבעה. “הרבה אנשים אמרו, ‘היי, זה יהיה ממש מגניב אם גם חברים יוכלו להעלות נושאים.’ אז שינינו את זה.” האירוניה? מעט מאוד חברים מנצלים את הסמכות הזאת. “מעט מאוד חברים באמת משתמשים בזה. זה קשור לכך שאנחנו מתנהלים יותר כמו עסק, ולהרבה חברים אין תמונה מדויקת של ההחלטות שנמצאות בעדיפות.”
החברים רצו שתהיה להם האפשרות. עצם האפשרות להשמיע קול הייתה חשובה. “החברים הביעו בתוקף שצריך לאפשר את זה, אבל אז התברר שלא ממש משתמשים בזה.” ייתכן שככל שמועדי הכניסה לדירות יתקרבו, היבט הקהילה במפגש פנים אל פנים יהפוך את האפשרות הזאת לפופולרית יותר.
ניהול מעורבות בקנה מידה גדול
גם כשיש 130 אנשים ב־Loomio, למתיאס יש ציפיות מציאותיות לגבי ההשתתפות. “יש אנשים שפשוט יש להם יותר זמן והם מעורבים יותר. ויש אחרים שבעצם חושבים, בסדר, אם מספיק אנשים דנים בנושא, אז מבחינתם אפשר ללכת עם החלטת הרוב ברוב הדברים.”
הוא השתמש בדוח ההשתתפות של Loomio כדי לשקף לקבוצה את המציאות. “לצערנו, רק כמחצית מהחברים שלנו בכלל משתמשים ב־Loomio. אז גם בהצבעות חשובות הם נשארים בחוץ. ומבין המחצית האחרת שמשתמשת ב־Loomio, יש אולי בערך 10 שפעילים מאוד, ואז 40 עד 50 שבעיקר קוראים ואולי מתחברים בערך פעם בחודש רק כדי לראות מה קורה.”
אבל מתיאס רואה בכך מצב מתקבל על הדעת, ואפילו בריא.
לא הייתי מצפה שכולם יהיו מעורבים מאוד. חשוב יותר להראות שקיפות ולתת לאנשים את האפשרות להיות מעורבים — לראות איך מתקבלות החלטות ולקבל הזדמנות לקחת בהן חלק.
תרבות של מחויבות
Semkovo שונה מעט ממרחבי מגורים משותפים טיפוסיים בגלל המחויבות הכספית. אנשים קנו דירות שלמות. “בדרך כלל, כשחיים במרחב מגורים משותף, במיוחד כנוודים דיגיטליים, אם לא אוהבים את המקום, עוזבים”, מתיאס מציין. “בקהילה שלנו אנשים קנו נכס. אז לעזוב זה לא כל כך פשוט.”
כך נוצרים תמריצים טבעיים לשיתוף פעולה. “אם נוהגים בתוקפנות רבה מדי כלפי אחרים, יהיה קשה מאוד ליהנות מהדירה כאן בהמשך.”
ההחלטות מתקבלות בהצבעת רוב. “זה קשה לחלק מהאנשים כי יש מי שתמיד מאמינים שהדרך שלהם היא הדרך היחידה”, מתיאס מודה. “לי כיו״ר זה קשה כי כשאנשים פונים אליי, לפעמים הם מביעים את עמדתם בתקיפות.”
אבל הבאת החלטות להצבעה של הקבוצה כולה מקלה על תפקידו.
הבאת החלטה לכל הקבוצה מקלה עליי מאוד, כי אני לא זה שצריך להחליט. לפני ההצבעה אנשים מביעים את דעתם; אחריה כולם אומרים, ‘בסדר, קיבלנו החלטה.’
שמירת המידע במקום מרכזי
ב־Semkovo משתמשים ב־WhatsApp, אבל רק לבדיחות או לשיחות קלילות. “בכל הנוגע לבעלים, אנחנו ממש משתדלים להעביר הכול דרך Loomio.” הם אפילו משתמשים בכלי לניוזלטרים. במקום לשלוח עדכונים נפרדים בדוא״ל, הם יוצרים דיונים ב־Loomio שמייצרים התראות בדוא״ל.
“הגיוני לשמור דברים יחד, כי האתגר הגדול ביותר הוא שהמידע נמצא ביותר מדי ערוצים שונים, ואז אנשים כבר לא מצליחים למצוא אותו”, מתיאס מסביר.
הקואופרטיב משתמש ב־Loomio גם לתתי־קבוצות. בתחילת הדרך היו לחברים שאלות על עיצוב פנים. כמה חברים בעלי כישורים רלוונטיים התארגנו בעצמם: “הם הקימו מעין קבוצת עבודה קטנה, ואז הציגו לכל הקואופרטיב את הממצאים וההמלצות שלהם. גם את זה די קל לעשות ב־Loomio. יוצרים את תתי־הקבוצות האלה לנושא מסוים, ואז חוזרים ומסכמים את הכול.”
אפילו ועד ההנהלה משתמש בכלי לדיונים סגורים. “אנחנו רוצים לתת דין וחשבון על מה שאנחנו דנים בו. במקום לעבור לקבוצת WhatsApp, אנחנו מקיימים שיחה מובנית. באופן עקרוני, אפשר גם לבדוק אותה מאוחר יותר אם יהיה צורך.”
עצות לקהילות אחרות
לקהילות ששוקלות מבנים דומים, מתיאס מייעץ: “פשוט לנסות. כך בדקנו לפני שהתאגדנו. השתמשנו בזה במשך בערך 3-4 שבועות לכמה דיונים ראשוניים, רק כדי לראות איך זה עובד וכמה זה קל.”
הניסיון הצליח. אנשים אהבו את זה. הם השוו את Loomio לפלטפורמות אחרות כמו Slack והחליטו שהיא מתאימה לצורכיהם. “ממש קל לנסות. אני תמיד מאמין שצריך לנסות דברים ואז לראות מה עובד ומה לא עובד.”
שנתיים וחצי לתוך השיפוץ, כשצוותי בנייה של 70 אנשים עובדים באתר, ב־Semkovo נמצאים כעת במרחק של 6-9 חודשים מכניסת הבעלים לדירות. שנה לאחר מכן הם מקווים להיות מוכנים לאירוח. לאורך התהליך, 130 הבעלים מ־32 מדינות מקבלים יחד החלטות על האופן שבו יבנו את הקהילה העתידית שלהם.
כשנשאל מה יהיה הקשה ביותר אם Loomio תיעלם מחר, מתיאס צוחק. “ברור שזה יהיה למצוא כלי אחר, להבין איך להעביר את הנתונים שיש לנו ושעדיין נגישים לגבי החלטות מהעבר... כבר יש לי יותר מדי דברים לטפל בהם, אז בבקשה אל תגרמו לי לעבור לכלי אחר.”
לעת עתה אין צורך במעבר. ל־Semkovo יש את מה שצריך: דרך ל־130 אנשים לנהל את עצמם בין אזורי זמן, תרבויות ופרויקטים של בנייה. הם יצרו מערכת שבה החלטות מתקבלות, מתועדות ומכובדות. זהו יסוד דיגיטלי חיוני לקהילה הפיזית שהם בונים בהרים.
