Dans les hauteurs des montagnes bulgares se dresse un immense bâtiment datant de l’époque communiste. Entouré d’une forêt de pins, ce site de 17 000 mètres carrés et 200 logements a connu une transformation majeure. Il accueille désormais Semkovo Co-op, un lieu de coliving pour les nomades numériques et les personnes travaillant à distance, entièrement gouverné par les propriétaires de la coopérative.
Matthias Zeitler, fondateur et président élu de la coopérative Semkovo, pressentait fortement qu’une gouvernance traditionnelle ne fonctionnerait pas. « La plupart de nos propriétaires sont répartis dans le monde entier. Nous venons de 32 pays différents et très peu de personnes sont en permanence en Bulgarie », explique-t-il. « Dès le départ, nous voulions trouver un modèle permettant à tous les membres à distance d’avoir pleinement leur mot à dire dans toutes nos décisions. »
Le défi était clair : comment prendre des décisions importantes sur des questions concrètes comme les rénovations, les budgets et les activités de l’entreprise lorsque vos 130 voisins sont dispersés aux quatre coins du monde ?
Les débuts
Avant la création de Semkovo en tant que coopérative, Matthias a découvert et testé Loomio. « Nous avons utilisé la version d’essai simplement pour voir comment cela fonctionnait », se souvient-il. Une fois la coopérative constituée avec ses 50 premiers membres, ils sont passés à la version Pro. La nécessité de prendre des décisions en ligne n’a jamais fait de doute. Il s’agissait de trouver l’outil qui répondrait exactement à leurs besoins.
« Il était assez clair pour tout le monde dès le départ que nous avions besoin d’une plateforme numérique de prise de décision. Et qu’il devait aussi être facile de retrouver ce qui avait déjà été discuté », explique Matthias. « Ce n’est pas une démarche ad hoc où l’on lance simplement un sondage Facebook pour chaque discussion. Il faut... une structure permettant d’organiser les informations. »
Ils ont examiné des plateformes plus généralistes comme Slack. Mais Matthias savait qu’il leur fallait un outil spécialisé pour les votes. La coopérative comptait de nombreux programmeurs et professionnels du numérique préoccupés par la sécurité des votes et la possibilité de manipuler les résultats. La spécialisation de Loomio les a rassurés. « Nous avons beaucoup de professionnels du numérique qui se demandent si c’est vraiment sûr. Que se passe-t-il si la direction exerce une influence excessive ? »
Pour Semkovo, un vote sur Loomio ne se contente pas de montrer les préférences des membres.
Pour nous, il s’agit réellement d’un vote juridiquement contraignant. Il est inscrit au registre du commerce. Nous avions besoin d’être assurés que c’était une méthode appropriée pour voter, suivre les votes et suivre la participation.
Organiser les droits de décision
Normalement, une coopérative bulgare doit tenir des réunions en personne et une assemblée générale annuelle. Semkovo a structuré ses statuts autrement.
Dès le départ, nous voulions un modèle où les personnes à distance ont pleinement accès à toutes les décisions. Nous discutons et votons sur tout dans Loomio, et nos assemblées générales officielles se contentent de confirmer les votes en ligne.
L’assemblée générale est devenue une simple formalité. Un avocat prend des notes. Mais le véritable travail a déjà eu lieu en ligne et les décisions ont déjà été prises. « Selon nos statuts, la réunion en personne ne peut pas voter sur des sujets qui n’ont pas préalablement fait l’objet d’un vote en ligne. »
Tout n’est pas soumis au vote. En tant que président, Matthias dispose d’un contrat de gestion pour les décisions opérationnelles quotidiennes. « Nous sommes 130, la plupart ont très bien réussi dans leur vie et avaient l’habitude de prendre toutes les décisions, mais si 130 personnes prennent toutes les décisions, on n’avance jamais », remarque-t-il. « Nous essayons donc de nous concentrer sur l’essentiel. »
Au début de chaque année, Matthias présente un budget. Les membres approuvent l’utilisation des fonds et fixent les priorités annuelles. Puis, au cours de l’année, les décisions moins importantes sont déléguées : les couleurs des murs, les options de finition et d’autres détails. La coopérative dans son ensemble se concentre sur les choix importants : les espaces à rénover en premier, le niveau de finition à viser et l’orientation stratégique générale.
Au départ, seul un groupe plus restreint, le conseil d’administration, pouvait soumettre des sujets au vote. « Beaucoup de gens ont dit : “Ce serait vraiment bien si les membres pouvaient aussi proposer des sujets.” Nous avons donc changé cela. » L’ironie ? Très peu de membres profitent de cette possibilité. « Très peu de membres l’utilisent réellement. Cela tient au fait que nous fonctionnons davantage comme une entreprise et que beaucoup de membres ne savent pas précisément quelles décisions sont prioritaires. »
Les membres voulaient avoir cette possibilité. Pouvoir faire entendre leur voix comptait. « Les membres ont insisté pour que nous l’autorisions, mais il s’est avéré que ce n’est pas vraiment utilisé. » Peut-être qu’à l’approche des dates d’emménagement, la vie communautaire en personne rendra cette possibilité plus populaire.
Gérer la participation à grande échelle
Même avec 130 personnes sur Loomio, Matthias a des attentes réalistes en matière de participation. « Certaines personnes ont simplement plus de temps et sont plus engagées. Et d’autres estiment que, si suffisamment de personnes participent aux discussions, elles acceptent de suivre la décision majoritaire pour la plupart des sujets. »
Il a utilisé le rapport de participation de Loomio pour partager la réalité avec le groupe. « Malheureusement, seule la moitié environ de nos membres utilise Loomio. Les autres ne participent donc pas, même aux votes importants. Et parmi l’autre moitié qui utilise Loomio, il y en a peut-être 10 qui sont très actifs, puis 40 à 50 qui lisent surtout et se connectent peut-être une fois par mois environ pour voir ce qui se passe. »
Mais Matthias juge cela acceptable, voire sain.
Je ne m’attends pas à ce que tout le monde soit très engagé. Il est plus important de faire preuve de transparence et de donner aux gens la possibilité de participer : voir comment les décisions sont prises et avoir la possibilité d’y prendre part.
Une culture de l’engagement
Semkovo se distingue quelque peu des espaces de coliving habituels en raison de l’engagement financier. Les gens ont acheté des appartements entiers. « Normalement, si vous faites partie d’un espace de coliving, surtout si vous êtes nomade numérique, vous partez si vous ne vous y plaisez pas », observe Matthias. « Dans notre communauté, les gens ont acheté un bien immobilier. Partir n’est donc pas si simple. »
Cela incite naturellement à coopérer. « Si vous êtes trop agressif envers les autres, il vous sera très difficile de profiter de votre appartement ici par la suite. »
Les décisions sont prises à la majorité. « C’est difficile pour certaines personnes, car elles pensent toujours que leur façon de faire est la seule possible », admet Matthias. « Pour moi en tant que président, c’est difficile parce que les gens qui viennent me voir expriment parfois vivement leur position. »
Mais soumettre les décisions au vote de l’ensemble du groupe facilite son rôle.
Soumettre une décision à l’ensemble du groupe me facilite beaucoup la tâche, car ce n’est pas à moi de décider. Avant le vote, les gens expriment vivement leur avis ; ensuite, tout le monde dit : « D’accord, nous avons pris une décision. »
Centraliser les informations
Semkovo utilise WhatsApp, mais uniquement pour les plaisanteries ou les conversations informelles. « Pour les propriétaires, nous essayons vraiment de tout faire passer par Loomio. » Ils utilisent même l’outil pour les lettres d’information. Au lieu d’envoyer des nouvelles séparément par e-mail, ils créent des discussions sur Loomio qui génèrent des notifications par e-mail.
« Il est logique de tout garder au même endroit, car le plus grand défi est que les informations se trouvent dans trop de canaux différents et que les gens ne les retrouvent plus », explique Matthias.
La coopérative utilise aussi Loomio pour les sous-groupes. Au début, des membres avaient des questions sur l’aménagement intérieur. Des membres possédant les compétences nécessaires se sont organisés spontanément : « Ils ont créé une sorte de groupe de travail, puis ont présenté leurs conclusions et recommandations à toute la coopérative. C’est aussi assez facile à faire sur Loomio. Vous créez ces sous-groupes pour un sujet précis, puis vous revenez présenter une synthèse. »
Même le conseil d’administration utilise l’outil pour des discussions privées. « Nous voulons rendre compte de ce dont nous discutons. Au lieu d’aller dans un groupe WhatsApp, nous avons une conversation structurée. En principe, elle pourrait aussi être examinée ultérieurement si nécessaire. »
Conseils aux autres communautés
Aux communautés qui envisagent des structures similaires, Matthias conseille : « Essayez simplement. C’est ainsi que nous avons procédé avant de constituer la coopérative. Nous l’avons utilisé pendant environ 3 à 4 semaines pour quelques discussions préliminaires, juste pour voir comment cela fonctionnait et à quel point c’était facile. »
L’essai a été concluant. Les gens ont apprécié l’outil. Ils l’ont comparé à d’autres plateformes comme Slack et ont décidé que Loomio répondait à leurs besoins. « C’est vraiment facile à essayer. J’ai toujours pensé qu’il fallait essayer les choses, puis voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. »
Deux ans et demi après le début des rénovations, avec des équipes de chantier de 70 personnes sur place, Semkovo se trouve désormais à 6 à 9 mois de l’emménagement des propriétaires dans leurs appartements. Un an plus tard, ils espèrent être prêts à accueillir des visiteurs. Tout au long du processus, les 130 propriétaires de 32 pays ont pris ensemble des décisions sur la construction de leur future communauté.
Lorsqu’on lui demande ce qui serait le plus difficile si Loomio disparaissait demain, Matthias rit. « Évidemment, ce serait de trouver un autre outil et de comprendre comment migrer les données dont nous disposons et qui restent accessibles pour les décisions passées... J’ai déjà trop de choses à gérer, alors ne m’obligez pas à migrer vers un autre outil, s’il vous plaît. »
Pour l’instant, une migration n’est pas nécessaire. Semkovo dispose de ce dont elle a besoin : un moyen pour 130 personnes de se gouverner malgré les fuseaux horaires, les cultures et les projets de construction. Elles ont créé un système dans lequel les décisions sont prises, documentées et respectées. C’est une base numérique essentielle pour la communauté physique qu’elles construisent dans les montagnes.
